Institutional fundraising and grant managementInstitutionelles Fundraising und Grant Management · Zürich · London · Kyiv · WarsawWarschau · Toronto
Funding that reaches the projects that change things. Fördermittel, die bei den Projekten ankommen, die etwas verändern.
The Swiss–Ukrainian funding bridge. We help organisations secure funding from foundations, public programmes and international donors, and we help funders place their money well. Funding strategy, grant writing, due diligence readiness and impact reporting, for clients in Switzerland, Europe and Ukraine. Die schweizerisch-ukrainische Förderbrücke. Wir unterstützen Organisationen dabei, Mittel von Stiftungen, öffentlichen Programmen und internationalen Gebern zu sichern, und wir helfen Förderstellen, ihr Geld wirksam einzusetzen. Finanzierungsstrategie, Fördergesuche, Due-Diligence-Readiness und Wirkungsberichte, für Kundinnen und Kunden in der Schweiz, Europa und der Ukraine.
About usÜber uns
A universe of your possibilities.Ein Universum Ihrer Möglichkeiten.
Every project holds more potential than one application can show.Jedes Projekt birgt mehr Potenzial, als ein einzelnes Gesuch zeigen kann.
Our visionUnsere Vision We treat funding as a system, not a one-off application: the right funder, the right project, the right moment. We work towards a world where good projects are not lost for want of a partner who knows the way, where funders place their money with confidence, and where organisations grow from one grant into a lasting funding pipeline. Wir verstehen Finanzierung als System und nicht als einmaligen Antrag: die richtige Geldgeberin, das richtige Projekt, der richtige Zeitpunkt. Wir arbeiten auf eine Welt hin, in der gute Projekte nicht verloren gehen, weil ihnen ein Partner fehlt, der den Weg kennt. Förderer sollen ihre Mittel mit Zuversicht einsetzen, und Organisationen sollen von einem einzelnen Gesuch zu einer dauerhaften Finanzierungsbasis wachsen.
Why “Universe”Warum «Universe» Funding is not a straight line. Around every project there are foundations, programmes and partners that fit it, and most are never found. We map that space and chart a route through it. Förderung verläuft nicht geradlinig. Um jedes Projekt liegen Stiftungen, Programme und Partner, die passen, und die meisten werden nie gefunden. Wir kartieren diesen Raum und legen eine Route hindurch.
Our storyUnsere Geschichte Synergy Universe secured its first grant in 2004 and has worked without interruption ever since. Today the group has four divisions and works with a partner association, GSA, across the full funding cycle. To date we have completed 61 projects in 9 countries and helped secure €40.5 million for our clients’ work. Synergy Universe erhielt 2004 die erste Förderzusage und ist seither ohne Unterbruch tätig. Heute umfasst die Gruppe vier Bereiche und arbeitet mit dem Partnerverband GSA über den gesamten Förderzyklus zusammen. Bisher haben wir 61 Projekte in 9 Ländern abgeschlossen und 40,5 Mio. € für die Vorhaben unserer Kundschaft gesichert.
- 2004First grant secured.Erste Förderzusage.
- 2018Offices in London and Warsaw.Standorte in London und Warschau.
- 2022We begin working in Switzerland, at first as a sole proprietorship.Wir nehmen unsere Tätigkeit in der Schweiz auf, zunächst als Einzelfirma.
- 2023Office in Toronto.Standort in Toronto.
- 2026Our Swiss legal entity is being established.Unsere Schweizer Gesellschaft wird gegründet.
In SwitzerlandIn der Schweiz We work together with Development Partnership International (DPI), a Bern-based consulting company with more than 20 years on the Swiss market. Wir arbeiten mit Development Partnership International (DPI) zusammen, einem Beratungsunternehmen mit Sitz in Bern und über 20 Jahren Erfahrung im Schweizer Markt.
ServicesLeistungen
Two sides of the same table.Zwei Seiten desselben Tisches.
We work for organisations that need funding and for foundations that give it. Knowing both sides is what makes applications land and grants work.Wir arbeiten für Organisationen, die Mittel brauchen, und für Stiftungen, die sie vergeben. Beide Seiten zu kennen, macht Gesuche erfolgreich und Förderungen wirksam.
For organisations seeking fundingFür Organisationen, die Mittel suchen
Funding Readiness Check · fixed priceFörderfähigkeits-Check · Fixpreis
In one to two weeks: which of your projects are fundable, from whom and for how much, and what is missing in your documents. It ends with a written go or no-go. The price is fixed and agreed before we start.In ein bis zwei Wochen: welche Ihrer Projekte förderfähig sind, bei wem und in welcher Höhe, und was in Ihren Unterlagen fehlt. Am Ende steht ein schriftliches Ja oder Nein. Der Preis ist fix und wird vor Beginn vereinbart.
Funding strategy and funder researchFinanzierungsstrategie und Stiftungsrecherche
A prioritised shortlist of Swiss and European foundations, public programmes and international donors that fit your project, with deadlines and requirements.Eine priorisierte Shortlist passender Schweizer und europäischer Stiftungen, öffentlicher Programme und internationaler Geber, mit Fristen und Anforderungen.
Grant writingFördergesuche schreiben
Proposals, budgets and logframes written to each funder's standard, in English, German or Ukrainian. Includes Horizon Europe, SECO and Innosuisse formats.Gesuche, Budgets und Logframes nach dem Standard der jeweiligen Förderstelle, auf Deutsch, Englisch oder Ukrainisch. Inklusive Horizon Europe, SECO und Innosuisse.
Due diligence readinessDue-Diligence-Readiness
Governance, finance and compliance documents brought to the level a donor's review expects. Preparation for Zewo and similar standards.Governance-, Finanz- und Compliance-Unterlagen auf dem Niveau, das eine Geberprüfung erwartet. Vorbereitung auf Zewo und vergleichbare Standards.
Grant management and impact reportingGrant Management und Wirkungsberichte
Post-award administration, monitoring, donor reporting and funder relations, so the next application starts from a clean record.Administration nach Bewilligung, Monitoring, Berichterstattung und Beziehungspflege zur Förderstelle, damit das nächste Gesuch auf einer sauberen Bilanz aufbaut.
In-house fundraising set-upAufbau des internen Fundraisings
We build or audit your grants function, train the team and hand over working processes and templates.Wir bauen Ihre Fundraising-Funktion auf oder prüfen sie, schulen das Team und übergeben funktionierende Prozesse und Vorlagen.
Turnkey grants departmentFörderabteilung aus einer Hand
We run your grants function as an outsourced team, or build an in-house department to the Grant Standard.Wir führen Ihre Förderfunktion als ausgelagertes Team oder bauen eine interne Abteilung nach dem Grant Standard auf.
AI in grant writingKI für Fördergesuche
Applicant scoring, automated programme matching and faster application drafting with our own AI tools.Bewertung der Förderchancen, automatischer Abgleich mit passenden Programmen und schnellere Ausarbeitung von Gesuchen mit unseren eigenen KI-Werkzeugen.
Swiss presence and partner searchPräsenz in der Schweiz und Partnersuche
For Ukrainian and Eastern European organisations: introductions to Swiss foundations and partners, representation at meetings, and support with setting up a Swiss entity.Für ukrainische und osteuropäische Organisationen: Zugang zu Schweizer Stiftungen und Partnern, Vertretung an Sitzungen und Unterstützung beim Aufbau einer Schweizer Rechtsform.
For foundations and fundersFür Stiftungen und Förderstellen
Partner scouting in Ukraine and Eastern EuropePartnersuche in der Ukraine und Osteuropa
Vetted implementing partners for your funding priorities, with a first screening of track record and capacity.Geprüfte Umsetzungspartner für Ihre Förderschwerpunkte, mit einem ersten Screening von Leistungsausweis und Kapazität.
Grantee due diligenceDue Diligence von Förderempfängern
Independent review of governance, finances and legal standing before you commit funds. Written in the format your board needs.Unabhängige Prüfung von Governance, Finanzen und Rechtsstatus, bevor Sie Mittel zusprechen. Im Format, das Ihr Stiftungsrat braucht.
Call design and application screeningAusschreibungsdesign und Gesuchsprüfung
Clear calls, workable criteria and a first-round screening that lightens the load on your team.Klare Ausschreibungen, praktikable Kriterien und eine Vorprüfung der Gesuche, die Ihr Team entlastet.
Monitoring and impact evaluationMonitoring und Wirkungsevaluation
Field monitoring, milestone checks and evaluation reports for funded projects, including on-site visits in Ukraine.Monitoring vor Ort, Meilensteinprüfungen und Evaluationsberichte zu geförderten Projekten, inklusive Besuche in der Ukraine.
Standards and certificationStandards und Zertifizierung
Grant management standards aligned with ESG and the Sustainable Development Goals, through the GRANT STANDARDS ASSOCIATION.Grant-Management-Standards im Einklang mit ESG und den Sustainable Development Goals, durch die GRANT STANDARDS ASSOCIATION.
Training and workshopsSchulungen und Workshops
Practical training for boards, programme staff and grantees, from proposal writing to reporting. Delivered by SYNERGY ACADEMY.Praxisnahe Schulungen für Stiftungsräte, Programmteams und Förderempfänger, vom Gesuch bis zum Bericht. Durchgeführt von der SYNERGY ACADEMY.
Professional and business toursFach- und Geschäftsreisen
Meet Switzerland in person.Die Schweiz persönlich kennenlernen.
Study visits and business missions for delegations from Europe, North America and other markets. We design the programme, arrange the meetings with Swiss institutions, foundations and companies, and organise the logistics together with our partners.Studien- und Geschäftsreisen für Delegationen aus Europa, Nordamerika und weiteren Märkten. Wir entwerfen das Programm, organisieren die Gespräche mit schweizerischen Institutionen, Stiftungen und Unternehmen und übernehmen die Logistik gemeinsam mit unseren Partnern.
How we workVorgehen
Five steps, in the order a grant actually happens.Fünf Schritte, in der Reihenfolge, in der eine Förderung tatsächlich entsteht.
Take the full cycle or start at the step you are missing. Every engagement begins with a free 30-minute call.Nehmen Sie den ganzen Zyklus oder steigen Sie beim fehlenden Schritt ein. Jedes Mandat beginnt mit einem kostenlosen 30-minütigen Gespräch.
- 01
Discovery callErstgespräch30 minutes, free30 Minuten, kostenlos
You describe the project and the funding gap. We say plainly whether and where it is fundable.Sie beschreiben das Projekt und die Finanzierungslücke. Wir sagen klar, ob und wo es förderfähig ist.
- 02
Potential analysisPotenzialanalyse1 to 2 weeks1 bis 2 Wochen
A written assessment: fundable projects, realistic amounts, matching funders, gaps in your documents.Eine schriftliche Einschätzung: förderfähige Projekte, realistische Beträge, passende Förderstellen, Lücken in Ihren Unterlagen.
- 03
Funding strategyFinanzierungsstrategieshortlist and calendarShortlist und Kalender
A prioritised list of foundations and programmes, an application calendar and a personal account manager.Eine priorisierte Liste von Stiftungen und Programmen, ein Gesuchskalender und eine persönliche Ansprechperson.
- 04
ApplicationsGesuchewriting, review, submissionSchreiben, Prüfung, Einreichung
We write, you approve, we submit. Budgets, annexes and due diligence documents included.Wir schreiben, Sie geben frei, wir reichen ein. Budgets, Anhänge und Due-Diligence-Unterlagen inklusive.
- 05
Grant managementGrant Managementuntil the final reportbis zum Schlussbericht
Reporting, monitoring and funder relations for the life of the grant, so the relationship outlasts the project.Berichterstattung, Monitoring und Beziehungspflege über die Laufzeit der Förderung, damit die Beziehung das Projekt überdauert.
What is differentWas anders ist
Four commitments most agencies do not make.Vier Zusagen, die die meisten Agenturen nicht machen.
A written go or no-go before you pay for writingEin schriftliches Ja oder Nein, bevor Sie fürs Schreiben zahlen
The potential analysis has a fixed price and ends with a clear recommendation. If a project is not fundable, we say so and stop.Die Potenzialanalyse hat einen Fixpreis und endet mit einer klaren Empfehlung. Ist ein Projekt nicht förderfähig, sagen wir es und hören auf.
Both sides of the tableBeide Seiten des Tisches
We write applications and we review them for funders. We know what a programme officer reads first and what gets a proposal declined.Wir schreiben Gesuche und prüfen sie für Förderstellen. Wir wissen, was eine Programmverantwortliche zuerst liest und woran ein Gesuch scheitert.
Field presence in UkrainePräsenz vor Ort in der Ukraine
Our own team in Kyiv and offices across the countries listed below. Monitoring visits, partner checks and local due diligence are done by us, not subcontracted.Ein eigenes Team in Kyjiw und Standorte in den unten aufgeführten Ländern. Monitoringbesuche, Partnerprüfungen und lokale Due Diligence machen wir selbst, nicht über Dritte.
Reporting is part of the job, not an extraBerichterstattung gehört dazu, kein Zusatz
Every grant we help win comes with a reporting calendar and templates. Two working days is our answer time, in writing.Zu jeder gewonnenen Förderung gehören Berichtskalender und Vorlagen. Zwei Arbeitstage Antwortzeit, schriftlich zugesichert.
Who we work withFür wen wir arbeiten
Those who give funding, and those who need it.Wer Mittel vergibt, und wer sie braucht.
Foundations and fundersStiftungen und Förderstellen
Swiss and European foundations funding work in Ukraine and Eastern Europe who need a partner that knows the field, the organisations and the reporting rules.Schweizer und europäische Stiftungen, die in der Ukraine und Osteuropa fördern und einen Partner brauchen, der das Feld, die Organisationen und die Berichtsregeln kennt.
Non-profit organisationsNon-Profit-Organisationen
NGOs, associations and social enterprises that deliver programmes and need a steady funding pipeline instead of one grant at a time.NGOs, Vereine und Sozialunternehmen, die Programme umsetzen und eine stabile Finanzierungspipeline statt einer Förderung nach der anderen brauchen.
Municipalities and public bodiesGemeinden und öffentliche Stellen
Local governments applying for reconstruction, infrastructure and social programmes, including SECO and EU instruments.Gemeinden und Behörden, die Wiederaufbau-, Infrastruktur- und Sozialprogramme beantragen, inklusive SECO- und EU-Instrumente.
Companies and start-upsUnternehmen und Start-ups
Firms using public funding for research, innovation, export and sustainability, from Innosuisse to Horizon Europe.Firmen, die öffentliche Förderung für Forschung, Innovation, Export und Nachhaltigkeit nutzen, von Innosuisse bis Horizon Europe.
The groupDie Gruppe
One group, four divisions and a partner association.Eine Gruppe, vier Divisionen und ein Partnerverband.
Synergy Universe was founded in Kyiv in 2004 and works with clients in nine countries. In Switzerland, the consulting division serves European clients and funders together with our partner DPI.Synergy Universe wurde 2004 in Kyjiw gegründet und arbeitet mit Kundschaft in neun Ländern. Die Beratungsdivision in der Schweiz bedient europäische Kundinnen, Kunden und Förderstellen gemeinsam mit unserem Partner DPI.
SwitzerlandSchweizSYNERGY DEVELOPMENT CONSULTING
Institutional fundraising, grant management and funder advisory.Institutionelles Fundraising, Grant Management und Beratung von Förderstellen.
EducationBildungSYNERGY ACADEMY
Training for fundraising professionals and in-house teams.Schulungen für Fundraising-Fachleute und interne Teams.
SimulationSimulationSYNERGY FOR ACTION
Game-based learning to understand funding markets without risk. Platform fundraiser.games and the Funds Hunter™ game.Spielbasiertes Lernen, um Fördermärkte ohne Risiko zu verstehen. Plattform fundraiser.games und das Spiel Funds Hunter™.
Partner associationPartnerverbandGRANT STANDARDS ASSOCIATION
Independent association; Synergy Universe is a co-founder and partner. Standards and certification for grant management, aligned with ESG and the SDGs.Unabhängiger Verband; Synergy Universe ist Mitgründer und Partner. Standards und Zertifizierung für Grant Management, im Einklang mit ESG und den SDGs.
NetworkNetzwerkSYNERGY AI FUNDING CLUB
A professional community of grant managers using AI tools to find and win funding.Eine Fachcommunity von Grant Managern, die mit KI-Werkzeugen Fördermittel finden und gewinnen.
Where we areWo wir sind
Offices and representatives.Standorte und Vertretungen.
Five cities in five countries. Headquarters in Kyiv, our Swiss presence in Zürich, and offices where our clients and funders work.Fünf Städte in fünf Ländern. Hauptsitz in Kyjiw, unsere Präsenz in Zürich und Standorte dort, wo unsere Kundschaft und Förderstellen tätig sind.
- 🇨🇭SwitzerlandSchweizZürich · Swiss presence, since 2022Präsenz in der Schweiz, seit 2022
- 🇺🇦UkraineUkraineKyiv · Headquarters, since 2004Hauptsitz, seit 2004
- 🇬🇧United KingdomVereinigtes KönigreichLondon · since 2018seit 2018
- 🇵🇱PolandPolenWarsawWarschau · since 2018seit 2018
- 🇨🇦CanadaKanadaToronto · since 2023seit 2023
ExpertiseExpertise
Led by a practitioner, not an agency.Geführt von einer Praktikerin, nicht von einer Agentur.
Svitlana Olieinikova
Founder and CEO, Synergy Universe. Fundraising and impact expert, NGO leader, trainer.Gründerin und CEO, Synergy Universe. Expertin für Fundraising und Wirkung, NGO-Leiterin, Trainerin.
- Co-founder, Grant Standards Association (GSA)Mitgründerin, Grant Standards Association (GSA)
- Creator, FUNdraiser (fundraiser.games) — free learning platform: 2,500+ people trained, EUR 4M raised for projects, 207 projects supportedErstellerin, FUNdraiser (fundraiser.games) — kostenlose Lernplattform: 2500+ geschulte Personen, EUR 4 Mio. für Projekte eingeworben, 207 unterstützte Projekte
- Certified Horizon Europe consultantZertifizierte Horizon-Europe-Beraterin
- Management consultant, ISO 20700:2017Managementberaterin, ISO 20700:2017
- Best trainer award, UN Peace and Development Programme, 2019Auszeichnung als beste Trainerin, UN Peace and Development Programme, 2019
Olena Krylova-Mueller
Partner. International Development Consultant — Grant Design, Project Management & Partnerships. Managing Director, DPI Development Partnership International GmbH, Bern.Partnerin. Internationale Entwicklungsberaterin — Antragsdesign, Projektmanagement und Partnerschaften. Geschäftsführerin, DPI Development Partnership International GmbH, Bern.
- Manager, Swiss–Ukrainian matchmaking project on municipal energy efficiency (GIZ/SECO, 2024–25)Managerin, Schweizerisch-ukrainisches Matchmaking-Projekt zur kommunalen Energieeffizienz (GIZ/SECO, 2024–25)
- Drafted the Swiss Country Strategy for Ukraine 2025–28 (SDC, 2024)Verfasserin der Schweizer Länderstrategie für die Ukraine 2025–28 (SDC, 2024)
- Co-developed the World Bank's global Citizen Engagement GuidelinesMitentwicklung der globalen Citizen-Engagement-Richtlinien der Weltbank
- MA in Governance and Development, Institute of Development Studies, Sussex UniversityMA in Governance and Development, Institute of Development Studies, Sussex University
Vitaliy Drobotun
Partner representative, Synergy Development Consulting. Corporate, commercial and immigration lawyer, qualified advocate in Ukraine.Partnervertreter, Synergy Development Consulting. Jurist für Gesellschafts-, Handels- und Migrationsrecht, in der Ukraine zugelassener Advokat.
- Corporate, commercial and immigration law, including business immigrationGesellschafts-, Handels- und Migrationsrecht, einschliesslich Wirtschaftsmigration
- Founded and managed a law firm in Ukraine, leading a team of lawyersGründung und Leitung einer Anwaltskanzlei in der Ukraine, Führung eines Juristenteams
- Coordinated international human rights projects supported by UNDP and USAIDKoordination internationaler Menschenrechtsprojekte mit Unterstützung von UNDP und USAID
- In the UK, advises clients from Ukraine and other countries on setting up and running a business, immigration and dispute resolutionBerät im Vereinigten Königreich Mandanten aus der Ukraine und anderen Ländern bei Unternehmensgründung und -führung, Migration und Streitbeilegung
- Bachelor of Laws and Master of Laws, universities in UkraineBachelor und Master of Laws, Universitäten in der Ukraine
- Languages: Ukrainian, Russian, EnglishSprachen: Ukrainisch, Russisch, Englisch
Behind the consulting team stands the faculty of SYNERGY ACADEMY: 15 lecturers and mentors in fundraising, finance, law, governance and impact entrepreneurship.Hinter dem Beratungsteam steht die Fakultät der SYNERGY ACADEMY: 15 Dozierende und Mentorinnen und Mentoren für Fundraising, Finanzen, Recht, Governance und Impact Entrepreneurship.
Funders we have worked withGeber, mit denen wir gearbeitet haben
Programmes we know from the inside.Programme, die wir von innen kennen.
- SECOSwitzerlandSchweiz
- REPICSwitzerlandSchweiz
- European UnionEuropäische UnionEU
- European CommissionEU
- Council of EuropeEuroparatStrasbourg
- UNDPUnited NationsVereinte Nationen
- USAIDUSA
- GIZGermanyDeutschland
- Danish Refugee CouncilDRC
- Norwegian Refugee CouncilNRC
- YouControlUkraineUkraine
Practical guidePraktischer Leitfaden
Does your project fit the funding programme?Passt Ihr Projekt zur Förderung?
Check eligibility, partners, evidence and resources before preparing an application.Prüfen Sie Antragsteller, Partner, Nachweise und Ressourcen vor der Antragstellung.
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Tell us about the project. The first call is free.Erzählen Sie uns vom Projekt. Das erste Gespräch ist kostenlos.
We reply within two working days and name your account manager after the first call.Wir antworten innerhalb von zwei Arbeitstagen und nennen Ihnen nach dem ersten Gespräch Ihre Ansprechperson.
Please write to us directly at office@synergy-universe.ch or call +41 76 814 16 51.Bitte schreiben Sie uns direkt an office@synergy-universe.ch oder rufen Sie +41 76 814 16 51 an.
We reply within two working days.Wir antworten innerhalb von zwei Arbeitstagen.
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Svitlana Olieinikova